Perché organizzare un evento aziendale

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L’evento aziendale è sicuramente un’occasione molto attesa ogni anno dai dipendenti e dai capi responsabili di area o dell’azienda stessa. Un momento di incontro, di condivisione, e conoscenza. È anche il momento per capire e far capire chi è l’azienda, chi sono i suoi uomini e le sue donne, siamo e come si è arrivati a quel punto, pure in quale modo, ma anche un biglietto da visita: non solo ci si presenta, ma si dà anche una visione reale di ciò che si è riusciti a creare negli anni. Un evento aziendale è inoltre l’opportunità per “fare rete” o meglio noto come networking. Una fiera, un team building, o una cena informale, un party sono occasioni per conoscersi e per raccogliere contatti e gettare le basi per future relazioni importanti. 

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Cosa si intende per evento aziendale?

In linea generale possiamo dare una “sorta di definizione” e per la quale un evento aziendale è un incontro organizzato da un’impresa e serve e nasce per dipendenti, stakeholder, clienti, pubblico in generale o per organizzazioni benefiche. Un evento, al di là della sua “forma fisica e visiva” è una poderosa strategia di comunicazione aziendale, attraverso la quale “attirare l’attenzione” su sé stessi e formare o informare su valori, etiche aziendali, concetti, prodotti e servizi. L’evento non serve necessariamente sempre e solo “a vendere”, ma a trasmettere verso il proprio pubblico un messaggio che serva comunque ad accrescere e/o a rafforzare varie competenze e parti della propria identità. 

Quali sono i principali eventi aziendali?

L’elenco degli eventi aziendali può essere piuttosto esteso, considerate tante varianti tra l’ambito online o in presenza, ma possiamo esporre qui ad esempio alcuni di questi che meglio si prestano a determinati obiettivi. 

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Allestimenti fieristici

Le fiere sono tra gli eventi più conosciuti, quali momenti per agevolare incontri e scambio di contatti. Messe a dura prova dal periodo pandemico, hanno ripreso negli ultimi tempi tutta la loro forza e il loro vigore. Talvolta, lavorando soprattutto per grandi realtà, può capitare che si venga invitati alla fiera di settore, o che ci si adoperi per partecipare ad una. In quel caso l’azienda dovrà organizzare la propria partecipazione, che vorrà dire curare ogni minimo dettaglio della propria presenza: dalla scelta della postazione anche con l’aiuto di stand e staff formato per l’occasione, fino alla comunicazione e promozione della stessa partecipazione.

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Team Building

Non importa se sia vita aziendale o formazione, il team building lavora sul concetto di benessere del gruppo per ottenere risultati, partendo dal significato letterale di  “costruzione della squadra”. Eventi di questo tipo sono indispensabili soprattutto per far percepire l’appartenenza all’Azienda e farne condividere principi e obiettivi, rinsaldando anche il rapporto tra colleghi o tra collaboratori e superiori.

Cene aziendali

Solitamente c’è un periodo dedicato alla cena interna, cioè il periodo pre-natalizio, un’occasione che permette anche di scambiarsi gli auguri, ma anche altri periodi potrebbero essere ideali, per rafforzare i rapporti tra colleghi o tra dipendenti e superiori. L’ingresso di un nuovo collega o una nuova figura, una serata dedicata al team building, o anche l’occasione per festeggiare un successo e un traguardo!
Ovviamente oltre alle classiche cene si può organizzare una cena aziendale tematica. Ad esempio, una “cena con delitto”, o con  abbigliamento a tema, o con un dress code specifico. Tutto può diventare “una occasione” per condividere un momento in compagnia, ma possibilmente lontano dalle scrivanie d’ufficio!

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Eventi digitali

Un evento digitale è un’ottima opportunità, per raggiungere in maniera capillare possibilmente target complicati da contattare in presenza, o anche la possibilità di far sperimentare le potenzialità dell’essere online. Un evento digitale può diventare un fenomeno trascinante per effetto eco di chi ne parlerà e sarà anche una modalità di comunicazione che sposa le dinamiche e i paradigmi velocissimi del web. Fiere online, ma anche team building di questo genere, sono esempi assolutamente ben riusciti nel raggiungere gli obiettivi di contatto e diffusione di un messaggio, per accrescere la propria presenza verso i propri clienti o semplicemente per i prospect, un modo di mettersi in prima linea e di dimostrare una spiccata capacità di comunicare guidando il cambiamento.

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I passi fondamentali per l’organizzazione di eventi

Ovviamente organizzare un evento comporta una parte molto intensa e lucida di programmazione, che tenga conto di possibili fattori di rischio, problematiche potenziali o eventuali cambiamenti. Andiamo a vedere più nel dettaglio le varie fasi che fanno parte della nascita di un evento.

Obiettivo dell'evento

È necessario avere le idee chiare, prima di lanciarsi nell’organizzazione di un evento non dimenticando che ogni dettaglio deve essere pianificato. Tutto, compresa l’organizzazione di un evento, deve partire innanzitutto da un obiettivo: qual è il messaggio che vogliamo veicolare e a quale pubblico ci stiamo rivolgendo? E soprattutto qual è lo scopo del nostro evento? L’azienda vuole far conoscere i propri servizi o lanciare un nuovo prodotto? Oppure ancora desidera prendere parte, ad esempio, ad un evento sociale per poter condividere un valore specifico da sostenere?

Qual è il motivo per cui pubblico diretto e interessato e le persone sarebbero motivate a partecipare, il motivo di attrazione per cui venga percepito come un occasione utile e imperdibile?

Il budget dell’evento

Il budget definito e stanziato per l’organizzazione di un evento può essere più o meno elevato in base all’importanza dell’evento e alle capacità di spesa dell’impresa. Calcolare il budget di un evento potrebbe essere una attività semplice, ma anche parecchio complessa. Soprattutto se si desidera avere anche stime previsionali dell’evento o elaborare report su dati di eventi pregressi.

Target e pubblico di riferimento

Come per tantissime cose anche in questo caso conoscere il proprio pubblico è davvero molto importante. Se si sono già organizzati eventi simili il punto di partenza potrebbe essere il recupero della lista dei partecipanti all’evento precedente e l’analisi della tipologia di utenza già presente. Diversamente è utilissimo poter effettuare approfondite analisi di mercato, così da esser certi di non correre rischi su sbagliati obiettivi, posizionamenti e soprattutto sui target di riferimento.

Data e location dell’evento aziendale

Scegliere la data dell’evento che si sta progettando è uno dei primi passi del processo di pianificazione, quando si parla di organizzazione di eventi. Dopo aver stabilito gli obiettivi e le finalità del tuo evento, infatti, dovrai dedicare del tempo alla ricerca di potenziali date ideali e soprattutto la location, che è una delle principali cose che rimangono nella memoria dei partecipanti.
Sicuramente questo passaggio è uno dei più sensibili perché date e luoghi di un evento possono decretare facilmente il successo o il fallimento dello stesso. Bisogna quindi valutare bene quando e dove poter organizzare un evento, specialmente poi per alcune tipologie, dove bisogna avvalersi di una certa “esclusività” ad esempio, e valutare pertanto se ci siano nei paraggi anche altri eventi simili.

Promozione dell’evento

Bisogna sempre ricordare che anche se si tratta di un evento perfetto dal punto di vista organizzativo, senza una buona strategia di comunicazione non potrà avere la risonanza che ci si aspetta e non raggiungerà il target prestabilito ed il potenziale di successo che gli pertiene. Dunque via libera a comunicati stampa o pubblicazione di articoli a scopo promozionale e informativo sui dettagli dell’evento o sulle modalità di partecipazione. Ma è fondamentale curare anche i social e tutti gli altri canali su cui transita il pubblico di interesse.

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Quali sono i vantaggi di un evento aziendale

I vantaggi dell’organizzazione efficace di un evento possono essere diversi, sia che si tratti di organizzare una fiera o un team building, o anche di promuovere un Brand. Per un’azienda appena nata e sconosciuta ai più, l’evento può essere una buona occasione per farsi conoscere, una vetrina illuminata per farsi vedere “dal grande pubblico”. Invece per una realtà già matura e nota, gli eventi fungono da consolidamento per il prestigio e per il rafforzamento della presenza nel settore, con l’obiettivo di un ritorno di immagine significativo e, perché no, nell’ aumento dei volumi di vendita. In tutti i casi un evento è comunque un momento importante per la storia di una azienda e per le sue attività, proprio per questo va definito nei minimi dettagli tra date, luoghi, intrattenimento, attività e quant’altro si riveli utile agli obiettivi desiderati. Proprio per questo è fondamentale che l’azienda “non faccia tutto da sola”, ma che si possa affidare a chi ha fatto dell’organizzazione eventi non un semplice lavoro, ma una vera e propria passione, perché quando si lavora con competenza e professionalità ci sono i risultati, quando si utilizza creatività e originalità si è ricordati e quando ci si mette il cuore si vede.

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